دریافت فایل دستورالعمل اجرائي تخصيص تسهيلات
1- هدف و دامنه كاربرد:
شفاف سازي، يكسان سازي و سهولت در اعطاي تسهيلات و امتيازات به اعضاي باشگاه پژوهشگران جوان

2- تعاريف واختصارات
2-1- دانشگاه: دانشگاه آزاد اسلامي
2-2- باشگاه: باشگاه پژوهشگران جوان
2-3- واحدهاي باشگاه: واحدهاي تابعه باشگاه پژوهشگران در واحدهاي دانشگاه آزاد اسلامي و سازمان سما
2-4- ستاد مركزي باشگاه: دفتر مركزي باشگاه
2-5- دانش‌آموان سما: دانش‌آموزان سازمان مدارس سما كه زير نظر دانشگاه آزاد اسلامي اداره مي‌شود.
3- مراجع وماخذ
- آئين‌نــامه اعطاي تسهيلات و امتيــازات به اعضاء بـاشگـاه پژوهشگــران جوان
شماره 8517/ب مورخ 1/11/85
4- شرح اقدامات
4-1 گردش كار در سيستم مكانيزه حوزه تسهيلات باشگاه پژوهشگران جوان
4-1-1 درخواست استفاده از تسهيلات:
4-1-1-1 تكميل فرم‌هاي درخواست استفاده از تسهيلات توسط متقاضي بر روي سايت
4-1-1-2 بررسي اتوماتيك اعتبار عضويت متقاضي (متقاضي مي‌بايست در تاريخ ارائه مقالات و ... داراي تاريخ عضويت معتبر باشد)
4-1-1-3 بررسي اتوماتيك محدوديت‌هاي مربوط به استفاده از تسهيلات (بر اساس بانك اطلاعات وسوابق):
4-1-1-3-1 ماده 1- تخفيف شهريه: براي اعضاي عادي در هر سال تحصيلي 1 بار و براي اعضاي ادب براي هر نيمسال تحصيلي 1 بار
4-1-1-3-2 ماده 2- ثبت‌نام در دوره‌هاي آموزشي: در طول هر دو سال عضويت 1 بار
4-1-1-3-3 ماده 4- اولويت در استخدام: سابقه عضويت براي حداقل يك دوره دو ساله
4-1-1-3-4 ماده 5- تشرف به مكه معظمه و ساير عتبات عاليات: سالي 1 بار
4-1-1-3-5 ماده 7- شركت در كنفرانس‌هاي بين‌المللي: در طول دوره عضويت دو ساله 2 بار
4-1-1-3-6 ماده 8- شركت در همايش‌هاي داخلي: در هر سال تحصيلي 2 بار / در هر همايش 1 مقاله
4-1-1-3-7 ماده 11- اهداء بن كتاب: سالي 1 بار
4-1-1-4 در صورت عدم برقراري شرط‌هاي فوق تكميل فرم AE_FO_21و نمايش بر روي صفحه
4-1-1-4 در صورت برقراري شرط‌هاي فوق دريافت فايل مدارك و مستندات از متقاضي
4-1-1-5 در صورت كامل بودن مدارك، تأييد نهايي و اختصاص كد رهگيري به متقاضي و اعلام يك تاريخ 10 روزه براي پيگيري متقاضي
4-1-1-6 در صورت كامل نبودن مدارك، عدم پذيرش مدارك ناقص و اعلام به متقاضي
4-1-1-7 امكان دسترسي رؤساي باشگاه در واحدها به پرونده‌هاي درخواستي مربوط كه مورد تأييد قرار گرفته‌اند. (ارسال فايل پرونده)
4-1-2 بررسي مدارك و مستندات:
4-1-2-1 بررسي مدارك و مستندات متقاضيان توسط رئيس/ كارشناس باشگاه در واحد
4-1-2-2 تكميل فرم اعلام نواقص AE_FO_20، توسط رئيس/كارشناس باشگاه در واحد و ارسال اتوماتيك به پست الكترونيك متقاضي و نيز قرار گرفتن اين فرم در سايت باشگاه در قسمت پيگيري‌ها براي مشاهده متقاضي در زمان ورود ايشان از طريق كد رهگيري
4-1-3 تاييد نهايي و پرداخت تسهيلات:
4-1-3-1 طرح و بررسي پرونده متقاضي در شوراي باشگاه در واحد
4-1-3-2 تصميم‌گيري نهايي راجع به مبلغ اختصاصي
4-1-3-3 صدور نامۀ معرفي متقاضي به امور مالي
4-1-3-4 پي‌گيري از امور مالي واحد دانشگاه، به منظور حصول اطمينان از پرداخت
4-1-4 به روز رساني بانك اطلاعات:
4-1-4-1 پس از تأييد نهايي و صدور معرفي‌نامه ماليِ متقاضي، نام متقاضي و نوع تسهيلات دريافتي با تمامي مشخصات به صورت اتوماتيك در بانك اطلاعات اضافه شود.
4-2 مقررات و مدارك مربوط به تخصيص تسهيلات
4-2-1 تخفیف شهریه (ماده 1 آئين‌نامه)
4-2-1-1 تكميل فرم AE_FO_01 (تقاضای دريافت تسهیلات آیین‌نامه شماره 8517/ ب
مورخ 10/11/85) توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه
4-2-1-2 تكميل فرم AE_FO_02 (تقاضای دريافت تسهیلات تخفيف شهريه توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه)
4-2-1-3 ارسال مدارک و مستندات توسط متقاضي از طريق وب سايت باشگاه از قبیل:
- قرائت مقاله در همایش ها
- چاپ مقالات در همایش ها و مجلات معتبر
- ارائه طرح های تحقیقاتی مفید
- ترجمه، تالیف و گردآوری کتاب
- رتبه‌های اول مسابقات علمی و جشنواره های رسمی کشور
4-2-1-4 تكميل فرم AE_FO_02 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-1-5 بررسی و تعیین میزان تسهیلات تعلق گرفته به عضو بر اساس ماده 1 آیین‌نامه تسهیلات و بخشنامه شماره 36000/16 مورخ 31/2/84 (مطابق جدول AE_DA_01) در شوراي باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-1-6 تكميل نهايي فرم AE_FO_02 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-1-7 معرفی عضو درخواست کننده به امور مالی واحد جهت اخذ تسهیلات
4-2-2 هزینه ثبت نام در دوره های آموزشی یا پژوهشی (ماده 2 آئين‌نامه)
4-2-2-1 تكميل فرم AE_FO_01 (تقاضای دريافت تسهیلات آیین‌نامه شماره 8517/ ب مورخ 10/11/85) توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه
4-2-2-2 تكميل فرم AE_FO_03 (تقاضای دريافت تسهیلات شركت در دوره آموزشي توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه)
4-2-2-3 ارسال مدارک و مستندات توسط متقاضي از طريق وب سايت باشگاه:
4-2-2-3-1 فايل مدارک مربوط به گواهی ثبت نام در دوره ممهور به مهر آموزشگاه
4-2-2-3-2 فايل مدارک مربوط به گواهی پایان دوره آموزشی یا پژوهشی ، ممهور به مهر آموزشگاه
4-2-2-4 تكميل فرم AE_FO_03 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-2-5 بررسی و تعیین میزان تسهیلات تعلق گرفته به عضو بر اساس ماده 2 آیین نامه تسهیلات (حداكثر تا 20% شهريه ثابت رشته تحصيلي متقاضي) در شوراي باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-2-6 تكميل نهايي فرم AE_FO_03 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-2-7 معرفی عضو درخواست کننده به امور مالی واحد جهت اخذ تسهیلات
4-2-3 اولویت در استخدام به عنوان عضو هیات علمی یا کارمند (ماده 4 آئين‌نامه)
4-2-3-1 تكميل فرم AE_FO_01 (تقاضای دريافت تسهیلات آیین‌نامه شماره 8517/ ب مورخ 10/11/85) توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه
4-2-3-2 تكميل فرم AE_FO_05 (تقاضای استخدام به عنوان عضو هيأت علمي و يا كارمندي توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه)
4-2-3-3 ارسال مدارک علمی، پژوهشی متقاضي توسط متقاضي از طريق وب سايت باشگاه:
- مقالات
- اختراعات
- ....
4-2-3-4 تعیین میزان فعالیت، بر اساس جدول تعیین عضو فعال (جدول AE_DA_02)
4-2-3-5 تكميل فرم AE_FO_05 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-2-6 تهیه نامه رسمی درخواست تسهیلات از طریق واحد دانشگاهی به همراه ضمایم فوق و ارسال به ستاد مرکزی باشگاه پژوهشگران جوان
4-2-4 کمک هزینه تشرف به مکه معظمه و دیگر عتبات عالیات (ماده 5 آئين‌نامه)
4-2-4-1 تكميل فرم AE_FO_01 (تقاضای دريافت تسهیلات آیین‌نامه شماره 8517/ ب مورخ 10/11/85) توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه
4-2-4-2 تكميل فرم AE_FO_06 (تقاضای دريافت تسهیلات تشرف به مكه معظمه و يا ساير عتبات عاليات توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه)
4-2-4-3 ارسال مدارک و مستندات توسط متقاضي از طريق وب سايت باشگاه:
4-2-4-3-1 اخذ فیش واریزی جهت ثبت نام عمره و دیگر عتبات عالیات
4-2-4-3-2 فايل اسكن رواديد كشور مربوطه
4-2-4-4 تعیین میزان فعالیت، بر اساس جدول تعیین عضو فعال (جدول AE_DA_02)
4-2-4-5 تكميل فرم AE_FO_05 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-4-6 بررسی و تعیین میزان تسهیلات تعلق گرفته به عضو بر اساس ماده 5 آیین نامه تسهیلات در شوراي باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-4-7 تكميل نهايي فرم AE_FO_05 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-4-8 معرفی عضو درخواست کننده به امور مالی واحد جهت اخذ تسهیلات
4-2-5 تشویق اعضای فعال هر منطقه (ماده 6 آئين‌نامه)
4-2-5-1 تعیین میزان فعالیت، بر اساس جدول تعیین عضو فعال (جدول AE_DA_02) در سطح هر واحد در شوراي پژوهشي واحد دانشگاهي با توجه به ماده 6 آئين‌نامه تسهيلات و اعطاي تسهيلات به اعضاي منتخب و معرفي آنها به شوراي پژوهشي مناطق
4-2-5-2 تعیین اعضاي برتر در سطح مناطق از بين اعضاي معرفي شده توسط واحدها در شوراي پژوهشي مناطق با توجه به ماده 6 آئين‌نامه تسهيلات و اعطاي تسهيلات به اعضاي منتخب
4-2-5-3 تعیین اعضاي برتر در سطح كشور از بين اعضاي معرفي شده توسط مناطق در شوراي باشگاه ستاد مركزي مناطق با توجه به ماده 6 آئين‌نامه تسهيلات و اعطاي تسهيلات به اعضاي منتخب
4-2-6 ارائه مقاله به صورت سخنرانی یا پوستر در همایش های بین المللی (ماده 7 آئين‌نامه)
4-2-6-1 قبل از سفر
4-2-6-1-1 تكميل فرم AE_FO_01 (تقاضای دريافت تسهیلات آیین‌نامه شماره 8517/ ب مورخ 10/11/85) توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه
4-2-6-1-2 تكميل فرم AE_FO_17 (تقاضــــــای دريافت تاييديه قبل از شركت در كنفرانس‌هاي بين‌المللي توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه)
4-2-6-1-3 ارسال مدارک و مستندات توسط متقاضي از طريق وب سايت باشگاه:
4-2-6-1-3-1 فايل مدارك مربوط به پذيرش و يا دعوتنامه از كنفرانس
4-2-6-1-3-2 فايل اصل مقاله
4-2-6-1-4 تكميل فرم AE_FO_17 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-6-1-5 بررسي سطح كيفي كنفرانس و مقاله در شوراي پژوهشي واحد
4-2-6-1-6 تكميل نهايي فرم AE_FO_17 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-6-1-7 در صورت تاييد كنفرانس و مقاله، صدور مجوز "قبل از سفر" (اختصاص اتوماتيك كد رهگيري)
4-2-6-2 بعد از سفر
4-2-6-2-1 تكميل فرم AE_FO_01 (تقاضای دريافت تسهیلات آیین‌نامه شماره 8517/ ب مورخ 10/11/85) توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه
4-2-6-1-6 تكميل فرم AE_FO_08 (تقاضــــــای دريافت تسهیــــلات شركت در
كنفرانس‌هاي بين‌المللي توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه)
4-2-6-2-3 ارسال مدارک و مستندات توسط متقاضي از طريق وب سايت باشگاه:
4-2-6-2-3-1 فايل مربوط به پذیرش از کنفرانس
4-2-6-2-3-2 فايل مقاله
4-2-6-2-3-3 فايل كتابچه مجموعه مقالات کنفرانس
4-2-6-2-3-4 فايل تاییدیه معاونت پژوهشی واحد
4-2-6-2-3-5 فايل به گواهی نحوه ارائه مقاله (سخنــرانی یا پوستــر
مشخص شده باشد) در کنفرانس
4-2-6-2-3-6 فايل اسكن بلیط هواپیما
4-2-6-2-3-7 فايل فیش هزینه ثبت نام
4-2-6-2-4 تكميل فرم AE_FO_08 توسط مسئــول يا كــارشناس باشگاه در واحد
دانشگاهي
4-2-6-2-5 بررسي درج نام بـــــاشگاه پژوهشگران جوان در كنار نام دانشگاه آزاد
اسلامي در مقاله
4-2-6-2-6 بررسی و تعیین میزان تسهیلات تعلق گرفته به عضو بر اساس ماده 7 آیین‌نامه تسهیلات (با در نظر گرفتن هزينه ثبت نام، بليط هواپيما و عوارض خروج از كشور)، نحوه ارائه مقاله و جدول AE_DA_03 (تعداد ارائه دهندگان و اینکه عضو درخواست کننده تسهیلات، نفر چندم ارائه دهندگان مقاله می‌باشد) در شوراي باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-6-2-7 تكميل نهايي فرم AE_FO_08 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-6-2-8 معرفی عضو درخواست کننده به امور مالی واحد جهت اخذ تسهیلات

4-2-7 ارائه مقاله به صورت سخنرانی یا پوستر در همایش های داخلي (ماده 8 آئين‌نامه)
4-2-7-1 قبل از شركت
4-2-7-1-1 تكميل فرم AE_FO_01 (تقاضای دريافت تسهیلات آیین‌نامه شماره 8517/ ب مورخ 10/11/85) توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه
4-2-7-1-2 تكميل فرم AE_FO_18 (تقاضــــــای دريافت تاييديه قبل از شركت در همايش‌هاي داخلي توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه)
4-2-7-1-3 ارسال مدارک و مستندات توسط متقاضي از طريق وب سايت باشگاه:
4-2-7-1-3-1 فايل مدارك مربوط به پذيرش و يا دعوتنامه از همايش
4-2-7-1-3-2 فايل اصل مقاله
4-2-7-1-4 تكميل فرم AE_FO_18 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-7-1-5 بررسي سطح كيفي همايش و مقاله در شوراي پژوهشي واحد
4-2-7-1-6 تكميل نهايي فرم AE_FO_18 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-7-1-7 در صورت تاييد همايش و مقاله، صدور مجوز "قبل از شركت" (اختصاص اتوماتيك كد رهگيري)
4-2-7-2 بعد از شركت
4-2-7-2-1 تكميل فرم AE_FO_01 (تقاضای دريافت تسهیلات آیین‌نامه شماره 8517/ ب مورخ 10/11/85) توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه
4-2-7-2-2 تكميل فرم AE_FO_09 (تقاضــــــــای دريافت تسهیلات شــركت در
همايش‌هاي داخلي توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه)
4-2-7-2-3 ارسال مدارک و مستندات توسط متقاضي از طريق وب سايت باشگاه:
4-2-7-2-3-1 فايل مدارک مربوط به پذیرش از همايش
4-2-7-2-3-2 فايل مقاله
4-2-7-2-3-3 فايل کتابچه مجموعه مقالات همايش
4-2-7-2-3-4 فايل تاییدیه معاونت پژوهشی واحد
4-2-7-3-3-5 فايل مدارک مربوط گـــــــــواهی نحــوه ارائه مقـــالــه
(سخنرانی–پوستر مشخص شده باشد) در کنفرانس از عضو
4-2-7-2-4 تكميل فرم AE_FO_09 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحــــد
دانشگاهي
4-2-7-2-5 بررسی درج نام باشگاه پژوهشگران جوان در مقاله در كنار نام دانشگاه آزاد
اسلامي
4-2-7-2-6 بررسی و تعیین میزان تسهیلات تعلق گرفته به عضو بر اســــاس ماده 8
آیین‌نامه تسهیلات، نحوه ارائه مقاله و جدول AE_DA_03 (تعداد ارائـــه
دهندگان و اینکه عضــــــــو درخواست‌کننده تسهیلات، نفر چندم ارائه
دهندگان مقاله می‌باشد) در شوراي باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-7-2-7 تكميل نهايي فرم AE_FO_09 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در
واحد دانشگاهي
4-2-7-2-8 معرفی عضو درخواست کننده به امور مالی واحد جهت اخذ تسهیلات

4-2-8 ارائه مقاله در مجلات ISI (ماده 9 آئين‌نامه)
4-2-8-1 تكميل فرم AE_FO_01 (تقاضای دريافت تسهیلات آیین‌نامه شماره 8517/ ب مورخ 10/11/85) توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه
4-2-8-2 تكميل فرم AE_FO_10 (تقاضای دريافت تسهیلات چاپ مقاله در مجلات ISI توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه)
4-2-8-3 ارسال مدارک و مستندات توسط متقاضي از طريق وب سايت باشگاه:
4-2-8-3-1 فايل اصل مقاله چاپ شده
4-2-8-4 بررسي اعتبار مجله مورد نظر
4-2-8-5 بررسي درج نام باشگاه پژوهشگران جوان در كنار نام دانشگاه آزاد اسلامي
4-2-8-6 تكميل فرم AE_FO_10 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-8-7 بررسی و تعیین میزان تسهیلات تعلق گرفته به عضو بر اساس ماده 9 آیین نامه تسهیلات، نحوه ارائه مقاله و جدول AE_DA_03 (تعداد ارائه دهندگان و اینکه عضو درخواست کننده تسهیلات ، نفر چندم ارائه دهندگان مقاله می‌باشد) در شوراي باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-8-8 تكميل نهايي فرم AE_FO_10 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-8-9 معرفی عضو درخواست کننده به امور مالی واحد جهت اخذ تسهیلات

4-2-9 ارائه مقاله در مجلات علمی – پژوهشی (ماده 10 آئين‌نامه)
4-2-9-1 تكميل فرم AE_FO_01 (تقاضای دريافت تسهیلات آیین‌نامه شماره 8517/ ب مورخ 10/11/85) توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه
4-2-9-2 تكميل فرم AE_FO_11 (تقاضای دريافت تسهیلات چاپ مقاله در مجلات علمي – پژوهشي معتبر توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه)
4-2-9-3 ارسال مدارک و مستندات توسط متقاضي از طريق وب سايت باشگاه:
4-2-9-3-1 فايل اصل مقاله چاپ شده
4-2-9-4 بررسي اعتبار مجله مورد نظر
4-2-9-5 بررسي درج نام باشگاه پژوهشگران جوان در كنار نام دانشگاه آزاد اسلامي
4-2-9-6 تكميل فرم AE_FO_11 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-9-7 بررسی و تعیین میزان تسهیلات تعلق گرفته به عضو بر اساس ماده 10 آیین نامه تسهیلات، نحوه ارائه مقاله و جدول AE_DA_03 (تعداد ارائه دهندگان و اینکه عضو درخواست کننده تسهیلات ، نفر چندم ارائه دهندگان مقاله می‌باشد) در شوراي باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-9-8 تكميل نهايي فرم AE_FO_11 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-9-9 معرفی عضو درخواست کننده به امور مالی واحد جهت اخذ تسهیلات

14-2-10 بن كتاب (هديه خريد كتاب) (ماده 11 آئين‌نامه)
4-2-10-1 تكميل فرم AE_FO_01 (تقاضای دريافت تسهیلات آیین‌نامه شماره 8517/ ب مورخ 10/11/85) توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه
4-2-10-2 تكميل فرم AE_FO_12 (تقاضای دريافت تسهیلات بن كتاب توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه)
4-2-10-3 ارسال مدارک و مستندات توسط متقاضي از طريق وب سايت باشگاه در صورت ارتقاء مقطع تحصيلي و يا آخرين مدرك تحصيلي
4-2-10-4 بررسی و تعیین میزان تسهیلات تعلق گرفته به عضو بر اساس ماده 11 آیین نامه تسهیلات، و جدول AE_DA_04)
4-2-10-5 تكميل نهايي فرم AE_FO_12 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-10-6 معرفی عضو درخواست کننده به امور مالی واحد جهت اخذ تسهیلات

4-2-11 تسهيلات مربوط به خريد كتاب‌هاي تاليف يا ترجمه شده اعضاء (ماده 13 آئين‌نامه)
4-2-11-1 تكميل فرم AE_FO_01 (تقاضای دريافت تسهیلات آیین‌نامه شماره 8517/ ب مورخ 10/11/85) توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه
4-2-11-2 تكميل فرم AE_FO_14 (تقاضای دريافت تسهیلات خريد كتاب از اعضاء توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه)
4-2-11-3 ارسال مدارک و مستندات توسط متقاضي از طريق وب سايت باشگاه:
4-2-11-3-1 فايل تاييديه شوراي انتشاراتي واحد
4-2-11-3-2 فايل تاييديه شوراي پژوهشي واحد
4-2-11-3-3 فايل اصل كتاب
4-2-11-4 تكميل جدول ارزيابي كتاب (فرم AE_DA_05) جهت تعيين ميزان تسهيلات تعلق گرفته به عضو
4-2-11-5 تكميل نهايي فرم AE_FO_14 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-11-6 تهيه خلاصه‌اي از كتاب توسط متقاضي
4-2-11-7 معرفی عضو درخواست کننده به امور مالی واحد جهت اخذ تسهیلات
4-2-11-8 ارسال خلاصه كتاب به تمامي دفاتر باشگاه در واحدها جهت اطلاع و آگاهي

4-2-12 تشويق پايان‌نامه (ماده 15 آئين‌نامه)
4-2-12-1 تكميل فرم AE_FO_01 (تقاضای دريافت تسهیلات آیین‌نامه شماره 8517/ ب مورخ 10/11/85) توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه
4-2-12-2 تكميل فرم AE_FO_16 (تقاضای دريافت تسهیلات تشويق پايان‌نامه توسط متقاضي بر روي وب سايت باشگاه)
4-2-12-3 تكميل نهايي فرم AE_FO_16 توسط مسئول يا كارشناس باشگاه در واحد دانشگاهي
4-2-12-4 معرفی عضو درخواست کننده به امور مالی واحد جهت اخذ تسهیلات

5- مستندات و پيوست‌ها:
- فرم AE_FO_01: فرم تقاضاي استفاده از تسهيلات
- فرم AE_FO_02: فرم استفاده از تسهيلات تخفيف شهريه
- فرم AE_FO_03: فرم استفاده از تسهيلات شركت در دوره‌هاي آموزشي
- فرم AE_FO_05: فرم استفاده از تسهيلات اولويت در استخدام به عنوان عضو هيات علمي و يا كارمندي
- فرم AE_FO_06: فرم استفاده از تسهيلات تشرف به مكه معظمه و يا ساير عتبات عاليات
- فرم AE_FO_08: فرم استفاده از تسهيلات شركت در كنفرانس‌هاي بين‌المللي
- فرم AE_FO_09: فرم استفاده از تسهيلات شركت در همايش‌هاي داخلي
- فرم AE_FO_10: فرم استفاده از تسهيلات چاپ مقالات ISI
- فرم AE_FO_11: فرم استفاده از تسهيلات چاپ مقالات علمي – پژوهشي معتبر
- فرم AE_FO_12: فرم استفاده از تسهيلات بن كتاب
- فرم AE_FO_14: فرم استفاده از تسهيلات خريد كتاب از اعضاء
- فرم AE_FO_16: فرم استفاده از تسهيلات كمك هزينه پايان‌نامه
- فرم AE_FO_17: فرم درخواست تاييديه قبل از شركت در كنفرانس‌هاي بين‌المللي
- فرم AE_FO_18: فرم درخواست تاييديه قبل از شركت در همايش‌هاي معتبر داخلي
- فرم AE_FO_19: فرم صورتجلسه شوراي باشگاه
- فرم AE_FO_20: فرم اعلام نواقص پرونده به متقاضي
- فرم AE_FO_21: فرم اعلام محدوديت در استفاده از تسهيلات
- جدول AE_FO_01: محاسبه تخفيف شهريه
- جدول AE_FO_02: محاسبه امتياز اعضاي فعال
- جدول AE_FO_03: مربوط نحوه محاسبه توزيع امتياز فعاليت‌هاي پژوهشي مشترك
- جدول AE_FO_04: مربوط به محاسبه ميزان ريالي بن كتاب
- جدول AE_FO_05: مربوط به محاسبه امتياز براي خريد كتاب از اعضاء